Jezik i stil poslovne komunikacije
vrijeme potrebno za obradu sadržaja: 1 sat
Prisjetite se pet funkcionalnih stilova hrvatskoga standardnog jezika koje ste učili u školi.
Stil je izbor između više mogućnosti za izricanje istoga sadržaja. U jezikoslovlju se stil definira kao način oblikovanja teksta s obzirom na izbor i uporabu jezičnih jedinica.
Vjerojatno ste se prisjetili da u hrvatskom standardnom jeziku razlikujemo sljedeće funkcionalne stilove:
- znanstveni,
- administrativno-poslovni,
- književnoumjetnički,
- publicistički i
- razgovorni.
Prisjeti se kroz igru
Znanstveni stil stil je objektivne komunikacije i karakterističan je za znanstvena područja. Njime se izražavaju znanstvenici koji moraju logično, racionalno, sažeto i precizno iznijeti neku znanstvenu tezu i argumentirano je obrazložiti. Stoga je u njemu najizraženija logička organizacija izraza i sadržaja te uporaba znanstvenih termina i internacionalizama.
Publicistički stil zastupljen je u medijima - to je stil javnoga priopćavanja: tiskovina, radija, televizije, internetskih portala. Njegov je leksik najbliži općeuporabnom leksiku jer je namijenjen širokom krugu korisnika. Postoje različite publicističke vrste: vijest, intervju, reportaža, feljton (podlistak), polemika i sl.
Razgovornim stilom služimo se u svakodnevnoj komunikaciji. Temeljna su mu obilježja
spontanost, jednostavne rečenice, emocionalni izrazi, poštapalice, geste i sl. Ostvaruje se i u
govornoj i u pisanoj komunikaciji. U leksiku se razgovornoga stila miješaju riječi iz
standardnoga jezika s riječima koje ne pripadaju standardu. Kolokvijalizmi su riječi i izrazi koji
ne pripadaju standardnom jeziku, a svojstveni su razgovornomu stilu: printer umjesto pisač,
šoping umjesto kupnja i dr. Žargonizmi su riječi svojstvene žargonu, odnosno posebnom jeziku
kojim se koriste pripadnici neke uže skupine ljudi određene dobno ili društveno (mladi ljudi,
različita zanimanja i sl.).
Književnoumjetnički je stil izraz originalnoga pojedinca, stoga je najslobodniji i najmanje podložan bilo kakvim ograničenjima. Osnovno je obilježja književnoumjetničkoga stila individualnost i sloboda s obzirom na bilo kakvu normu. Svoju građu ovaj stil crpi iz svih područja, a riječ se pritom može upotrebljavati u osnovnom i prenesenom značenju. U njemu se koriste riječi iz svih jezičnih slojeva, bez obzira na njihovu vremensku ili područnu raslojenost (arhaizmi, dijalektizmi i sl.), a nisu rijetke ni riječi iz razgovornoga jezika.
Administrativni stil pokriva područje administrativno-pravne djelatnosti: upotrebljava se u
upravi, politici, diplomaciji, ekonomiji i sl. Takvim su stilom pisani obrasci, zakoni, zapisnici,
službeni dopisi, izvješće i sl.
Riječ se u administrativnom stilu upotrebljava u svom osnovnom značenju jer je bitno postići
sažet i precizan izraz kojim se oblikuju jasne tvrdnje. Rečenične su konstrukcije bezlične
(određuje se i sl.), ustaljene i građene po istom obrascu.
U administrativno-poslovnom stilu podstilovi su: poslovni, zakonodavno-pravni, diplomatski i
politički.
Osnovne su mu značajke:
- Jednostavnost - rečenične konstrukcije moraju biti razumljive, a fraze treba izbjegavati.
- Jasnoća - tekst mora sadržavati logički složene podatke tako da primatelj bez dvojbe može odlučiti o iznesenim činjenicama.
- Kratkoća - tekst i rečenice moraju sadržavati samo bitne informacije.
- Stilska neobilježenost - u tekstovima se koristi stilski neobilježeni red riječi.
- Terminologičnost (pojmovnost) - ovisno o djelatnosti kojom se neko poduzeće bavi, upotrebljavaju se termini koji su u skladu s poslovnim terminima.
- Klišejiziranost (ukalupljenost) - mnogi se poslovni tekstovi pišu prema obrascima kao što su životopisi, molbe, ponude, narudžbe i sl. Npr. poslovnu e-poruku počinjemo oslovljavanjem: Poštovani gospodine/gospođo, a završavamo pozdravom, potpisom i funkcijom potpisnika te podatcima za kontakt.
- Potpunost - tekst mora sadržavati dovoljno podataka da primatelj bez dvojbe može odlučiti o iznesenim činjenicama.
Stil i jezik poslovnog pisma
Osobitost poslovnoga stila pisanja je u tome što omogućuje da se poslovnim komunikacijama točno prenese poslovna poruka s ciljem da se ubrza i unaprijedi poslovanje. O načinu pisanja poslovnih dopisa i poslovnog komuniciranja ovisi hoće li se krug poslovnih partnera proširiti ili smanjiti.
Primjerice, u pismu u kojem se opominje poslovnog partnera/čitatelja ili ga se pak požuruje da ispuni neku svoju obvezu i sl., stil će biti nešto službeniji, a ton oštriji, za razliku od stila i tona pisma kojim čestitamo na poslovnom uspjehu ili nudimo svoje nove proizvode/usluge.
Pri izradi poslovnih komunikacija treba poštovati tri osnovna načela: jasnoću, sažetost, uljudnost.
Načelo jasnoće
Načelo jasnoće zahtijeva da poslovna komunikacija bude sastavljena tako da poslovni partner lako i pravilno shvati sadržaj poslovnog dopisa. To se postiže na taj način da se piše jednostavnim, uobičajenim poslovnim rječnikom. Iznimno je važno da se piše kratkim rečenicama, da ulomci budu kratki, a iskazana poruka potpuna. Ako je izričaj kratak i jasan, primatelj će pozorno čitati komunikaciju, a u suprotnome će "preskakati" ulomke, a to može izazvati nesporazum. Veoma je važno da riječi upotrijebljene u komunikaciji budu nedvosmislene i da čitatelj ispravno shvati ono što mu želimo poručiti. Dakle, načelo jasnoće zahtijeva da poruka koju sadržava komunikacija bude potpuna, a poruka će biti potpuna samo ako sadržava sve podatke o predmetu sadržaja kako bi čitatelj imao ispravnu predodžbu o predmetu pisanja.
Načelo sažetosti
Sastoji se u tome da poruka bude iznesena jezgrovito (koncizno), kratkim rečenicama, i da sadržava sve potrebne elemente kako bi primatelj imao cjelovit uvid u predmet komunikacije, te da usmjeri čitatelja na određenu akciju. Sažeta poslovna komunikacija uglavnom zauzima prostor poslovnoga papira A4 formata.
Načelo uljudnosti
Bît načela uljudnosti je u tome da poslovnog partnera poštujemo i da ga smatramo ravnopravnim poslovnim partnerom. Stoga mu se u komunikaciji obraćamo na pažljiv, uljudan način, što uvelike pridonosi njegovoj odluci, osobito kad osjeti da mu je iskazana potrebna pozornost. Poslovnog se partnera ne smije ni nehotice uvrijediti, niti mu se smije obratiti dvosmislenim riječima jer ga se tako može izgubiti.
Svaki zaposlenik koji je usvojio vještinu pisane poslovne komunikacije, umješnim pisanjem komunikaciji daje individualnu crtu. Takvim stilom pisanja uvijek trebamo znati zainteresirati primatelja za sadržaj komunikacije te na taj način utjecati na njegovu akciju, na primjer kupnju ponuđene robe.